Digitaal paraferen van Unisys enthousiast ontvangen op ministerie van Economische Zaken
Schiphol-Rijk, 3 februari 2015 – Sinds 1 september gebruikt het midden- en hoger management van het ministerie van Economische Zaken een mobiele oplossing van Unisys voor digitaal paraferen. Per 1 januari wordt dit breder ingevoerd. Documenten worden voortaan getoond via DoMus en niet meer via papier, en kunnen geparafeerd worden voor de minister. Dit gaat zowel digitaal als via de iPad en het zorgt ervoor dat het ministerie nu écht papierloos kan gaan werken.
De functionaliteit voor het digitaal paraferen maakt deel uit van uWork, een iOS-app voor de iPad, die een verbinding maakt met het Enterprise Content Management (ECM)- systeem van het ministerie. Met uWork kunnen gebruikers navigeren in folderstructuren, zoeken naar documenten en gegevens bekijken en bewerken. Ook kunnen ze documenten bekijken, annoteren en bewerken. Het gebruik van deze app is nu nog een pilot, maar uiteindelijk zal hele ministerie digitaal moeten gaan werken.
“Het systeem is in eerste instantie beperkt geconfigureerd, zodat uWork enkel het proces van het paraferen ondersteunt,” vertelt Dennis Kosse, Solution Architect bij Unisys. “Maar later zal daar veel meer functionaliteit aan worden toegevoegd. Bovendien is het mogelijk om de uWork-app relatief snel naar andere gebruikers uit te rollen.”
De eerste reacties op het digitaal paraferen zijn bijzonder positief. Qua gebruikerservaring lijkt de app op DoMus, een bedrijfsapplicatie die binnen het kerndepartement gebruikt wordt voor documentmanagement.
“Onze medewerkers vragen zelfs of DoMus niet hetzelfde kan worden ingericht, omdat ze deze app handiger vinden,” vertelt Vernon Donraadt, programmamanager van de applicatie bij het ministerie. “Als de applicatie straks uitgerold is voor het hoger- en middenmanagement en de pilot succesvol is, dan kunnen we de app ook voor de overige medewerkers gaan gebruiken en de functionaliteit uitbreiden. Je kunt veel meer met de app dan alleen maar paraferen. Hij is heel gebruiksvriendelijk, ook voor onderweg. We weten wat de app kost, dus als hij succesvol is, dan willen we de pilot verder in de organisatie uitrollen.”
Om documenten te paraferen, worden ze simpelweg in een mapje binnen het ECM-systeem geplaatst, waarbij deze map in een proces wordt gezet. Dit proces zorgt ervoor dat de map een vooraf bepaalde parafeerroute doorloopt, waarbij iedereen commentaar en annotaties kan plaatsen en de stukken in de map kan accorderen (paraferen). Wordt het koffertje van de minister straks ook daadwerkelijk lichter? “Nou, eerder het koffertje van de secretaris-generaal,” zegt Donraadt. “Hij is degene die de laatste paraaf zet en daarna gaan de stukken op papier naar de minister. De secretaris-generaal keurt de stukken als laatste goed en de minister neemt de stukken in ontvangst.”
Oorspronkelijk wilde het ministerie van Economische Zaken zelf een app op maat ontwikkelen, maar toen bleek dat Unisys een standaardoplossing kon bieden, koos het voor deze weg. “Wij zijn hier erg trots op,” vertelt Fred Feijen, Client Account Executive Public Sector bij Unisys. “Het is de eerste keer dat we uWork bij een ministerie implementeren. Het was nog een flinke uitdaging, want het moest binnen anderhalve maand worden opgeleverd. Het is goed om te horen dat de eerste reacties zo positief zijn.”
Ook de randvoorwaarden van het project zijn vervuld. De applicatie werkt conform de richtlijnen van het Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR), voldoet aan de beveiligingseisen voor departementaal vertrouwelijke documenten en aan het VIR-BI (het Voorschrift Informatiebeveiliging – Bijzondere Informatie). “We hadden drie punten waar we op moesten letten,” besluit Donraadt. “Daar hebben we ons goed aan gehouden: de functionaliteit, de tijd en het budget. Er is dus lof voor alle partijen en voor het eindresultaat!”
Over Unisys
Unisys is een wereldwijde leverancier van informatietechnologie, die complexe IT-vraagstukken oplost die zich op het kruispunt van modern en bedrijfskritisch bevinden. We werken met de ’s werelds grootste bedrijven en overheidsinstanties aan het veiligstellen en optimaal draaiend houden van hun bedrijfskritische processen; het stroomlijnen en transformeren van hun datacenters; het verbeteren van de ondersteuning aan hun eindgebruikers en onderdelen; en het moderniseren van hun zakelijke applicaties. We bouwen hierbij voort op bestaande IT-infrastructuren. Wij bieden outsourcing en beheerde diensten, systeemintegratie en consulting, high end servertechnologie, cybersecurity en cloud management software, onderhoud en ondersteuning. Unisys heeft meer dan 20.000 werknemers in dienst en is wereldwijd actief. Bezoek www.unisys.com voor meer informatie.
Volg Unisys op Twitter @UnisysNL.