Por que você deve priorizar a coleta de conhecimento

Parte um de uma série de blogs de duas partes sobre coleta de conhecimento.

Seu melhor e mais brilhante possui enormes reservatórios de conhecimento. Capture-o agora para manter seu local de trabalho e processos funcionando sem problemas.

A coleta de conhecimento pode ajudá-lo a fazer isso de forma eficaz, permitindo uma abordagem estruturada para compreender e documentar o conhecimento e a experiência dos funcionários antes que eles saiam da sua organização ou façam a transição para outras funções. Esse processo envolve entrevistar um funcionário, criar um ativo que capture seu conhecimento e publicá-lo em um repositório para uso por outros.

"O conhecimento é disparate. Está enterrado em e-mails e sentado no cérebro das pessoas", explica Suzanne Taylor, Vice-Presidente do Portfólio de IA da Unisys. "A documentação nem sempre capta o 'porquê' ou o pensamento por trás das decisões."

A coleta de conhecimento é algo que todas as organizações devem priorizar, de acordo com Suzanne e o arquiteto de soluções da Unisys Dinakaran Sundaresan. Mas isso é mais fácil se você entender completamente por que a coleta de conhecimento é tão importante e quais estratégias são necessárias para uma implementação bem-sucedida.

A coleta de conhecimentos é mais crítica do que nunca

Vários fatores contribuem para a importância da coleta de conhecimento. Em todos os setores e países, as organizações são desafiadas por uma força de trabalho envelhecida.

Algumas organizações, como a Commonwealth da Pensilvânia com seu Comitê de Contratação, Melhoria, Recrutamento e Capacitação, estão tomando medidas decisivas para impulsionar o recrutamento para contrariar o número crescente de funcionários aposentados. Cerca de 18.000 funcionários estaduais — ou um quarto da força de trabalho da Pensilvânia — serão elegíveis para aposentadoria nos próximos cinco anos. Organizações com muitos funcionários próximos da aposentadoria estão enfrentando a potencial perda de valioso conhecimento institucional.

Embora a otimização da experiência do funcionário da entrada até a saída deva ser uma prioridade, preservar seu conhecimento também é importante. Isso é ainda mais crítico em organizações onde os funcionários estão na empresa há muitos anos à medida que os produtos evoluíram.

Outros desafios que podem ser abordados usando o conhecimento dos funcionários de forma inteligente incluem:

• Integração de funcionários para que possam se adequar mais rapidamente às suas tarefas
• Aperfeiçoar os funcionários para assumir responsabilidades adicionais e contribuir mais em tarefas e projetos
• Preparar-se para problemas de retenção de talentos garantindo que qualquer pessoa que preencha uma função no futuro possa aprender rapidamente
• Superar a dispersão do conhecimento documentando e consolidando o know-how disparate da sua organização para que seja facilmente acessível aos funcionários
• Compreender a alocação mais eficaz de recursos em projetos ou equipes

Todos esses usos potenciais tornam a coleta de conhecimento uma opção atraente. Mas por que algumas organizações hesitam em minar o conhecimento dos funcionários?

Obstáculos à coleta de conhecimento

As organizações podem hesitar em coletar conhecimento por vários motivos. Uma delas é subestimar a rotatividade do pessoal, levando à complacência sobre a perda de conhecimento.

Algumas organizações podem reconhecer que seus funcionários não ficarão para sempre, mas acreditam que têm tempo suficiente para explorar seus conhecimentos antes da partida. Isso é um erro, de acordo com Dinakaran. "A perda de conhecimento pode ser súbita e imprevisível. Mesmo um funcionário sem planos de deixar a empresa poderia ficar doente ou ter licença prolongada para cuidar de pais ou filhos", disse Dinakaran.

Os empregadores podem se preocupar que pedir aos funcionários para documentar seus procedimentos e tarefas diárias possa fazer com que eles sintam que seus trabalhos estão em risco. E o investimento necessário para a coleta de conhecimento pode paralisar algumas organizações. No entanto, implementar a coleta de conhecimentos em toda a organização como prática padrão pode aliviar as preocupações dos funcionários. E implementar sessões regulares de transferência de conhecimento entre as equipes e a organização pode promover uma cultura de aprendizagem e colaboração compartilhadas. Isso reduz as preocupações dos funcionários com a segurança do trabalho e garante que a retenção de conhecimento se torne um processo contínuo e proativo em vez de um reativo.

Existem muitas ferramentas tecnológicas para tornar esse processo mais rápido e eficiente para os funcionários. Eles podem até usar ferramentas para atualizar sua memória de conhecimentos que não precisaram usar ao longo do tempo, acessando informações de que precisam para concluir tarefas pouco frequentes.

Reter conhecimento com a coleta de conhecimentos

A coleta de conhecimentos pode apoiar a continuidade dos negócios quando ocorrem licenças inesperadas de funcionários. Ele também pode garantir que os clientes não percebam nenhuma mudança no serviço. Quer um funcionário esteja deixando a empresa por completo ou simplesmente mudando para uma função diferente na sua, você pode capturar sua experiência antes que ele saia.

Na segunda parte desta série, compartilharemos estratégias para ajudá-lo a alcançar o sucesso com a coleta de conhecimento. Entretanto, entre em contato com a Unisys para saber como implementar a coleta de conhecimento.