Führungskräfte des öffentlichen Sektors: Es ist an der Zeit, sich auf Kostenoptimierung zu konzentrieren

Für viele Unternehmen, die ihre Cloud-Reise eifrig fortsetzen, ist es nicht ungewöhnlich, dass der Wert der Cloud sie vor ihren potenziellen Kosteneinsparungen verblindet. Wenn sie versuchen, die Flexibilität und Funktionalität der Cloud zu nutzen, übersehen sie manchmal Möglichkeiten, unnötige Kosten zu eliminieren und andere zu verwalten.

Nicht überraschend sind Organisationen des öffentlichen Sektors besonders anfällig für diese Herausforderung, da sie in erster Linie mit der Erfüllung ihrer Aufgabe betraut sind. Die Prävalenz und die Mengen sind laut KPMG nicht vernachlässigbar: "Ein kürzlich von Gartner veröffentlichter Bericht deutet darauf hin, dass viele Unternehmen "unzureichend auf das Kostenmanagement vorbereitet sind". In einer separaten Umfrage unter 1000 technischen Fachleuten werden die „verschwendeten“ Cloud-Ausgaben auf bis zu 45 Prozent geschätzt."

Nun ergeben sich aus drei Entwicklungen eine Notwendigkeit für den öffentlichen Sektor, sich mit Möglichkeiten zur Optimierung der Cloud-Kosten auseinanderzusetzen:

1. Die reine Größe der Ausgaben: Die Ausgaben der britischen Regierung für Cloud-Computing-Dienste liegen bei weit über 1 Milliarde £.
2. Die schnelle Verlagerung der Ausgaben in die Cloud: Unternehmen in Großbritannien verteilen im Allgemeinen mehr ihrer IT-Ausgaben auf Cloud-Infrastruktur als auf On-Premise-Systeme.
3. Die Chance, vergangene Versäumnisse zu korrigieren: Der pandemiebedingte Druck auf Remote-Arbeit und Cloud-Dienste stellte zwangsläufig lebensrettende Überlegungen vor Kostenüberlegungen.

Nun, da sie sich bemühen, realistischere Budgets zu erstellen und ihre Ausgaben zu verfolgen, sind sie durch Tools eingeschränkt, die für die neue digitale Umgebung ungeeignet, zeitaufwändig und fehleranfällig sind, was den Zweck der Budgetierung verletzt. Erschwert wird dies durch den Druck, nachzuweisen, dass sie das Geld der Steuerzahler klug einsetzen, und durch anhaltende Beschränkungen gegen die Verlagerung von der Investitions- auf die Opex-Budgetierung.

Dennoch können Unternehmen des öffentlichen Sektors schnell drei wichtige Möglichkeiten nutzen, um die Kostenüberlegungen ihrer Cloud-Reise zu optimieren:

1. Vereinfachte Budgetierung:

Kostenzuweisungsprobleme erschweren in der Regel die Budgetierung über die Fähigkeit von Softwarelösungen hinaus, sie zu lösen – insbesondere für Unternehmen, die in komplexen Multi-Cloud-Umgebungen tätig sind, wo Hyperscaler nur Kostenaufschlüsselungen für ihre eigenen Server bereitstellen. Es ist schwierig, eine konsolidierte Ansicht an einem Ort zu erhalten.

Zu den Herausforderungen gehören die Notwendigkeit, die Amortisation zu unterstützen, jährliche Budgetierungen durchzuführen und Optionen zur Ansicht von Budgets nach Datenintervallen und Perspektivgruppen anzubieten. Viele Unternehmen suchen beispielsweise Unterstützung bei der Budgetierung vs. Ist-Bericht an einem Ort – also der Bedarf an Tools, die es ihnen ermöglichen, kritische zeitbasierte Abweichungen zu analysieren und dann die Genauigkeit ihres Budgets darzustellen und die Prognosen anzupassen.

Entscheidend ist, Pläne zur kontinuierlichen Verbesserung aufzustellen und Governance-Richtlinien zu etablieren. Sobald die Budgetierungen konfiguriert sind, ist es an der Zeit, sich auf die Erstellung von Richtlinien zur Überwachung der Kosten und Benachrichtigungen zu konzentrieren, wenn die Kosten die erwartete Budgetzuweisung überschreiten oder voraussichtlich überschreiten.

2. Vollständige Sichtbarkeit aktivieren

Viele staatliche Einrichtungen beginnen zu erkennen, dass Transparenz die Grundlage der Cloud-Governance ist, da sie wertvolle Erkenntnisse aus ihrer Cloud-Nutzung, ihrem Kosten- und Ressourcenmanagement ableiten. Die von ihren Cloud-Dienstleistern angebotenen Tools beschränken jedoch in der Regel die Sichtbarkeit auf die Daten und Assets, die auf den Diensten ihrer Anbieter gehostet werden, wodurch andere Cloud-Verbrauchsdaten schwer zugänglich sind, insbesondere in Unternehmen mit Multi-Cloud- und Hybrid-Cloud-Umgebungen.

Die daraus resultierende „Cloud-Ausbreitung“ kann kostspielig sein, da Unternehmen mehr Instanzen ausführen, als sie benötigen, was Geld verschwendet, die Produktivität behindert und Sicherheitsrisiken birgt.

Der Schlüssel besteht darin, aktuelle Daten an einem Ort zu konsolidieren, der für alle Beteiligten leicht zugänglich ist.  Ein konsolidierter Kostenverlaufsbericht kann Trends zum spezifischen Infrastrukturwachstum aufzeigen und eine laufende Bewertung fördern, die eine ganzheitliche Sicht auf die Cloud-Umgebung und unmittelbare Kosteneinsparungen (z. B. den Kauf reservierter Instanzen) aufzeigt. Viele Stakeholder innerhalb eines Unternehmens können diese erhöhte Transparenz und den besseren Zugriff auf Daten nutzen, um effektiv mit der IT-Abteilung zusammenzuarbeiten, um Ausgabentrends zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

3. Cloud-Ressourcen in der richtigen Größe

Überschüssige Ausgaben treten in der Regel auf, wenn Cloud-Ressourcen übermäßig bereitgestellt oder unternutzt wurden. Die richtige Dimensionierung von Cloud-Ressourcen gibt Betriebskapital für Reinvestitionen an anderer Stelle frei. Allerdings sind die manuellen Analysetools, die häufig für die Anpassung der Größe verwendet werden, in einer wachsenden Cloud-Umgebung schwierig zu verwalten, und das Fehlerrisiko wird erhöht, wenn diese Tools in einer Multi-Cloud-Umgebung verwendet werden.

Da Behörden des öffentlichen Sektors eine Automatisierung und proaktive Optimierung anstreben, ist es wichtig, dass sie eine Rightsizing-Funktion hinzufügen, um die nicht ausreichend genutzte Infrastruktur hervorzuheben und eine Herabstufung bestimmter Anlagen zu empfehlen. Dies ist besonders wertvoll für die Integration von Public- und Hybrid-Clouds, bei denen auch Berichte über Instanzen und Volumen über Public-Cloud-Anbieter und Rechenzentrumsmaschinen hinweg bereitgestellt werden können.

Das Ergebnis ist eine bessere Transparenz des Cloud-Betriebs, einschließlich der Ausgabenverfolgung, die es Unternehmen wiederum ermöglicht, Leistungsschwellenwerte festzulegen und auch Empfehlungen auf der Grundlage der Maschinengröße zu geben, die eine weitere Komponente der Gesamtkosten darstellt.