Por qué debe priorizar la recopilación de conocimientos

Parte uno de una serie de blogs de dos partes sobre la recopilación de conocimientos.

Tu mejor y más brillante posee enormes reservas de conocimientos. Captórelo ahora para que su lugar de trabajo y sus procesos funcionen sin problemas.

La recopilación de conocimientos puede ayudarle a hacerlo de forma eficaz al permitir un enfoque estructurado para comprender y documentar el conocimiento y la experiencia de los empleados antes de que dejen su organización o pasen a otras funciones. Este proceso implica entrevistar a un empleado, crear un recurso que capture sus conocimientos y publicarlo en un repositorio para su uso por parte de otros.

"Los conocimientos son dispares. Está enterrado en los correos electrónicos y en los cerebros de las personas", explica Suzanne Taylor, vicepresidenta de la cartera de IA de Unisys. “La documentación no siempre captura el 'por qué' o el pensamiento detrás de las decisiones”.

La recopilación de conocimientos es algo que todas las organizaciones deben priorizar, según Suzanne y el arquitecto de soluciones de Unisys Dinakaran Sundaresan. Pero eso es más fácil si comprendes completamente por qué es tan importante la recopilación de conocimientos y qué estrategias son necesarias para una implementación exitosa.

La recopilación de conocimientos es más crítica que nunca

Varios factores contribuyen a la importancia de la recopilación de conocimientos. En todos los sectores y países, las organizaciones se enfrentan al desafío de una plantilla envejecida.

Algunas organizaciones, como la Mancomunidad de Pensilvania con su Comité de Contratación, Mejora, Reclutamiento y Empoderamiento, están tomando medidas decisivas para impulsar la contratación para contrarrestar el creciente número de empleados que se jubilan. Alrededor de 18.000 empleados estatales, o una cuarta parte de la plantilla de Pensilvania, serán elegibles para la jubilación en los próximos cinco años. Las organizaciones con muchos empleados que se acercan a la jubilación se enfrentan a la posible pérdida de valiosos conocimientos institucionales.

Aunque optimizar la experiencia de los empleados desde la entrada hasta la salida debe ser una prioridad, también es importante preservar sus conocimientos. Esto es aún más crítico en organizaciones en las que los empleados llevan muchos años en la empresa a medida que los productos han evolucionado.

Otros retos que se pueden abordar mediante el uso inteligente de los conocimientos de los empleados incluyen:

• Incorporar a los empleados para que puedan ponerse al día con sus tareas más rápido
• Formar a los empleados para que asuman responsabilidades adicionales y contribuyan más en tareas y proyectos
• Prepararse para los problemas de retención de talentos garantizando que cualquier persona que desempeñe una función en el futuro pueda aprender rápidamente las cuerdas
• Superar la dispersión de conocimientos documentando y consolidando los diferentes conocimientos de su organización para que sean fácilmente accesibles para los empleados
• Comprender la asignación más eficaz de recursos entre proyectos o equipos

Todos estos usos potenciales hacen que la recopilación de conocimientos sea una opción atractiva. Pero, ¿por qué algunas organizaciones dudan en extraer los conocimientos de los empleados?

Obstáculos para la recopilación de conocimientos

Las organizaciones pueden dudar en recopilar conocimientos por varias razones. Una de ellas es la infravaloración de la rotación de personal, lo que lleva a la complacencia por la pérdida de conocimientos.

Algunas organizaciones pueden reconocer que sus empleados no se quedarán para siempre, pero creen que tienen suficiente tiempo para aprovechar sus conocimientos antes de salir. Es un error, según Dinakaran. "La pérdida de conocimiento puede ser repentina e impredecible. Incluso un empleado sin planes de dejar la empresa podría enfermarse o tener una licencia prolongada para cuidar a sus padres o hijos", dijo Dinakaran.

Los empleadores pueden preocuparse de que pedir a los empleados que documenten sus procedimientos y tareas diarias pueda hacerles sentir que su trabajo está en riesgo. Y la inversión necesaria para recopilar conocimientos puede detener a algunas organizaciones. Sin embargo, implementar la recopilación de conocimientos en toda la organización como práctica estándar puede aliviar las preocupaciones de los empleados. Y la implementación de sesiones periódicas de transferencia de conocimientos entre equipos y la organización puede fomentar una cultura de aprendizaje y colaboración compartidos. Esto reduce las preocupaciones de los empleados sobre la seguridad laboral y garantiza que la retención de conocimientos se convierta en un proceso continuo y proactivo en lugar de reactivo.

Existen muchas herramientas tecnológicas para que este proceso sea más rápido y eficiente para los empleados. Incluso pueden utilizar herramientas para refrescar su memoria de conocimientos que no han tenido que utilizar durante un tiempo, accediendo a la información que necesitan para completar tareas poco frecuentes.

Conservar la experiencia con la recopilación de conocimientos

La recopilación de conocimientos puede respaldar la continuidad del negocio cuando se producen bajas inesperadas de los empleados. También puede garantizar que los clientes no noten ningún cambio en el servicio. Tanto si un empleado abandona la empresa por completo como si simplemente se traslada a un puesto diferente en el suyo, puede capturar su experiencia antes de que se vaya.

En la segunda parte de esta serie, compartiremos estrategias para ayudarle a lograr el éxito con la recopilación de conocimientos. Mientras tanto, póngase en contacto con Unisys para obtener experiencia sobre cómo implementar la recopilación de conocimientos.